خطّطوا القاعة وفق الممرات قبل الطاولات

ما المعلومات المطلوبة من المكان؟

لا تحدّدوا العدد من إجمالي الأمتار الذي يذكره المكان. اطلبوا مخططًا بمقاسات يوضح الأعمدة والأبواب والمناطق الثابتة.

• عرض القاعة وطولها الصافيان وأي تجاويف أو بروزات
• مواقع الأعمدة وأبعادها التقريبية
• المدخل الرئيسي وباب الخدمة ومخارج الطوارئ
• المنصة وساحة الرقص وممر العروس أو مساحة العرض
• مناطق البار والبوفيه والتصوير والمعدات التقنية
• أبعاد الطاولات والكراسي التي يستخدمها المكان

الترتيب الصحيح للتوزيع

أضيفوا الطاولات بعد الخطوات الثلاث. لا تضيّقوا المداخل والمخارج والخدمة لزيادة الطاولات.

أين توضع الطاولات؟

مراجعات إضافية للزفاف الخارجي

صلاحية الأرض في الخارج مهمة كالمساحة. قد يؤثر الانحدار والعشب اللين وخط الري وكابل الإضاءة والطقس في المخطط.

• حدّدوا مناطق مستوية تستقر عليها الطاولات.
• افصلوا كابلات الكهرباء والإضاءة عن مسار المشي.
• حضّروا البديل الداخلي للمطر أو الرياح.
• حافظوا على مسار الخدمة بين المطبخ والطاولات.
• أكّدوا كفاية إنارة المداخل والمخارج للاستخدام الليلي.

عند تسليم المخطط لفريق القاعة،

أرسلوا تاريخ المخطط واتجاه المدخل وأرقام الطاولات مع الرسم. تأكّدوا أن فريق التجهيز والاستقبال يستخدمان النسخة نفسها.

• افتحوا PDF وأكّدوا معًا جهة المدخل.
• طابقوا الأرقام ببطاقات الطاولات الفعلية في المكان.
• شاركوا الأسماء مع المكلّفين فقط؛ ولا تضيفوا معلومات شخصية غير ضرورية إلى لوحة عامة للضيوف.
• اجمعوا التغييرات الأخيرة لدى شخص واحد، وحدّدوا النسخة الحالية بوضوح لتجنّب استخدام ملفات قديمة.
• بعد التجهيز، قارنوا الرسم بالطاولات الحقيقية وراجعوا الممرات مع مسؤول المكان.